Informativa privacy di AgendaHT

1. Chi tratta i dati e come contattarlo

HUNTER TECHNOLOGY SRL SEMPLIFICATA, con sede in Via Mahatma Gandhi 10, 35010 Curtarolo (PD), gestisce AgendaHT. Per informazioni sul trattamento e per esercitare i diritti relativi ai dati personali: info@huntertechnology.it. L’indirizzo attivazioni@huntertechnology.it è riservato alle richieste di attivazione del servizio.

Hunter Technology è titolare dei trattamenti necessari alla gestione del servizio, dei rapporti con i clienti, degli account e della sicurezza. Quando l’agenda è usata da un’organizzazione per le proprie attività, l’organizzazione determina le finalità e le persone autorizzate al trattamento dei contenuti inseriti; Hunter Technology fornisce il servizio tecnico secondo gli accordi applicabili. L’amministratore dell’agenda è il riferimento operativo per contenuti, condivisioni e richieste degli utenti. Questa informativa riguarda il servizio gestito da Hunter Technology.

2. Quali dati vengono trattati

Account e servizio: nome, indirizzo email, identificativo dell’account, credenziali protette, informazioni necessarie al recupero, ruolo, autorizzazioni, inviti, preferenze e richieste di assistenza o cancellazione.

Contenuti dell’agenda: nome e immagine dei calendari, titoli e date degli appuntamenti, orari e fusi orari, partecipanti, luoghi, descrizioni, note interne, informazioni su ditte e clienti, parametri treni eventualmente abilitati, fotografie e allegati. Lo storico può contenere autori, operazioni, motivazioni e versioni precedenti. I dati sono forniti dagli utenti o provengono dai calendari Google che scelgono di collegare.

Dati tecnici: sessioni, richieste di rete e indirizzi IP necessari al collegamento, identificativi tecnici dei calendari e dei dispositivi, chiavi pubbliche, contenuti cifrati, autorizzazioni, registrazioni di consegna delle notifiche ed errori necessari alla sicurezza e al funzionamento. Non tutti questi dati sono contenuti leggibili degli appuntamenti.

3. Finalità, basi giuridiche e conferimento

I dati necessari all’attivazione, all’accesso e alla fornitura delle funzioni richieste sono trattati per eseguire il rapporto contrattuale o le misure precontrattuali. I controlli di sicurezza, la prevenzione degli abusi e la continuità del servizio rispondono al legittimo interesse alla protezione del servizio e degli utenti. Gli adempimenti imposti dalla legge si fondano sui relativi obblighi legali.

Per i contenuti inseriti nell’ambito di un’organizzazione, la base giuridica dipende dall’attività e dal rapporto con le persone interessate ed è individuata dall’organizzazione. Non devono essere inseriti dati non necessari, dati particolarmente delicati o informazioni su terzi senza un motivo e un’autorizzazione adeguati.

Email e credenziali sono necessarie per usare un account. Google Calendar, fotografie e notifiche sono funzioni facoltative: non concedere o revocare i relativi permessi limita queste funzioni. Il permesso tecnico del dispositivo o di Google non sostituisce l’individuazione della base giuridica del trattamento. AgendaHT non è progettata per profilazione pubblicitaria o decisioni automatizzate con effetti giuridici sulle persone.

4. Protezione dei contenuti e accesso

Nell’agenda protetta i contenuti vengono cifrati sul dispositivo prima dell’invio. Le chiavi private sono utilizzate sui dispositivi degli utenti; le copie necessarie all’accesso da altri dispositivi sono conservate in forma protetta. L’accesso con email e password rende disponibili le chiavi all’utente senza richiedergli di digitarle a ogni apertura. Il codice personale di recupero può essere conservato dall’utente e non va comunicato all’assistenza.

Quando disponibile, l’utente può attivare il recupero assistito da un accesso funzionante. In questo caso viene affidata al servizio una copia aggiuntiva delle chiavi, cifrata con una chiave di custodia del server. Il servizio può utilizzarla per consentire il recupero: questa modalità non mantiene le chiavi esclusivamente sotto il controllo dell’utente. La richiesta invia un collegamento all’indirizzo email registrato e richiede l’approvazione dell’amministratore della stessa agenda; per l’unico amministratore interviene un operatore autorizzato di Hunter Technology. Dopo l’approvazione, una seconda email contiene un codice temporaneo per ripristinare l’accesso ai dati e scegliere una nuova password. Il codice non viene mostrato nei pannelli amministrativi. Si conservano il riferimento alla richiesta, lo stato, la scadenza e il soggetto che approva o rifiuta. Il materiale temporaneo viene eliminato alla scadenza o al completamento; la copia di custodia viene eliminata con la cancellazione dell’account. Senza una copia attivata in precedenza, il servizio non può ricostruire un codice personale perduto.

Il database del servizio conserva i contenuti protetti in forma cifrata. La disponibilità di accesso amministrativo al database non fornisce, da sola, le chiavi per leggere gli appuntamenti protetti. Nome ed email dell’account, permessi, identificativi e dati tecnici necessari alla gestione rimangono invece trattabili dal servizio. Il ruolo di amministratore non attribuisce automaticamente la possibilità di decifrare calendari le cui chiavi non siano state condivise.

I membri autorizzati possono leggere i contenuti ricevuti e possono conservarne copie sui propri dispositivi. La revoca blocca gli accessi successivi e prevede l’aggiornamento delle chiavi; non può richiamare copie già lette o esportate. La consultazione offline utilizza dati già disponibili sul dispositivo. È quindi importante proteggere telefono, computer, browser, password e codice di recupero. Nessuna misura garantisce sicurezza assoluta.

5. Google Calendar

Il collegamento a Google Calendar è facoltativo ed è autorizzato dall’utente sul proprio account Google. AgendaHT richiede l’identificazione dell’account, l’elenco dei calendari e la lettura degli eventi per importare e aggiornare il calendario scelto. Il permesso di modifica degli eventi viene richiesto quando l’utente sceglie la sincronizzazione bidirezionale. Un’autorizzazione di modifica già concessa può restare valida presso Google anche scegliendo successivamente la sola lettura; AgendaHT effettua scritture soltanto per collegamenti configurati come bidirezionali e su calendari modificabili dall’utente. Sono utilizzati titolo, date, orari, descrizione, luogo e identificativi degli eventi necessari alla funzione scelta.

La disponibilità degli eventi già importati non implica che un collegamento di sincronizzazione sia ancora attivo. La schermata della funzione indica se si stanno creando copie indipendenti o aggiornando dati collegati. Le note interne, le fotografie e i parametri operativi riservati di AgendaHT non vengono esportati a Google dalla funzione di aggiornamento del titolo e degli orari.

Nell’agenda protetta i contenuti Google vengono letti dal dispositivo e cifrati prima dell’invio all’archivio AgendaHT. Per il collegamento web, il server conserva cifrate le credenziali OAuth necessarie a rinnovare l’autorizzazione e restituisce token di accesso di breve durata soltanto alla sessione autenticata del proprietario del collegamento. Scollegando Google vengono rimosse dal servizio operativo le credenziali conservate e sospesi i collegamenti. La revoca dell’autorizzazione può essere effettuata anche nelle impostazioni dell’account Google. Le copie già importate rimangono in AgendaHT fino alla loro cancellazione secondo le regole del calendario; la cancellazione in AgendaHT non elimina automaticamente l’originale Google.

AgendaHT utilizza e trasferisce le informazioni ricevute dalle API Google nel rispetto della Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti Limited Use. I dati servono esclusivamente alle funzioni dell’agenda richieste dall’utente; le copie importate possono essere condivise con i membri ai quali l’utente concede accesso al calendario. Non sono venduti, usati per pubblicità personalizzata, addestramento di modelli di intelligenza artificiale o trasferiti a servizi di intelligenza artificiale di terzi. Riferimenti: https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy e https://policies.google.com/privacy.

6. Fotocamera, immagini e posizione

Fotocamera e selezione delle immagini servono ad acquisire fotografie scelte dall’utente per calendari, appuntamenti e relativa documentazione. La fotocamera può essere utilizzata anche per leggere i QR di condivisione o verifica, quando si sceglie questa modalità. I permessi si possono gestire nelle impostazioni del dispositivo.

AgendaHT non richiede un registro degli spostamenti o la localizzazione continua del dispositivo. Un luogo scritto in un appuntamento è un contenuto inserito o importato nell’agenda, distinto dal tracciamento della posizione. Una fotografia o il suo contenuto visivo possono comunque rivelare informazioni su luoghi e persone: l’utente deve selezionare immagini pertinenti ed evitare dati superflui.

7. Notifiche e comunicazioni

Le notifiche aiutano a ricevere promemoria, aggiornamenti e richieste amministrative. Per le notifiche mobili sono usati Firebase Cloud Messaging di Google e, su iPhone, Apple Push Notification service. Questi servizi trattano identificativi tecnici necessari a recapitare i messaggi. Nell’agenda protetta le notifiche remote non devono contenere titoli, note o fotografie leggibili degli appuntamenti; il dispositivo autorizzato può mostrare informazioni ricavate dai dati disponibili localmente.

L’utente può disattivare le notifiche nelle impostazioni dell’app o del dispositivo. Gli inviti protetti vengono condivisi dal dispositivo o dal pannello web attraverso il canale scelto dall’utente. Le comunicazioni di servizio, attivazione e assistenza e gli eventuali messaggi esplicitamente inviati dall’utente possono transitare attraverso i servizi di posta configurati. Chi invia una comunicazione deve controllare destinatario e contenuti: una copia inviata all’esterno segue anche le regole del servizio e del destinatario.

8. Destinatari, ubicazione e servizi esterni

I contenuti dell’agenda sono destinati ai membri autorizzati secondo le chiavi e i permessi assegnati. Hunter Technology e le persone autorizzate alla gestione tecnica trattano i dati necessari al servizio, all’assistenza e alla sicurezza. Possono intervenire fornitori tecnici, servizi di posta, Google per Calendar e Firebase, Apple per distribuzione e notifiche, nonché autorità quando richiesto dalla legge. Non viene resa pubblica l’agenda per il solo fatto di collegare Google o registrarsi.

L’archivio principale del servizio Hunter è ospitato presso la sede Hunter Technology in Italia. L’utilizzo di Google, Firebase o Apple può comportare trattamenti tramite infrastrutture internazionali. Non è quindi dichiarata un’assenza assoluta di trattamenti fuori dallo Spazio economico europeo. Le condizioni applicabili dei fornitori disciplinano gli eventuali trasferimenti e le relative garanzie; informazioni e copie delle garanzie applicabili possono essere richieste al recapito privacy.

Riferimenti dei fornitori: https://firebase.google.com/support/privacy, https://policies.google.com/privacy e https://www.apple.com/legal/privacy/. I servizi esterni conservano i dati tecnici secondo i propri termini; ad esempio, Firebase documenta tempi specifici per la rimozione degli identificativi di installazione dopo una richiesta di eliminazione. Questi tempi non equivalgono al tempo di cancellazione di un calendario dal servizio operativo AgendaHT.

9. Conservazione e cancellazione dei calendari

Account e preferenze sono conservati durante l’utilizzo del servizio e fino alla gestione della richiesta di cancellazione, salvo dati che debbano essere mantenuti per obblighi di legge. Appuntamenti, allegati e storico restano nel calendario durante il suo utilizzo. Annullare un appuntamento ne conserva la scheda e lo storico; eliminare definitivamente un calendario rimuove dal servizio operativo il calendario e i contenuti, lo storico e gli allegati ad esso collegati.

I dati di sessione e i codici temporanei hanno una scadenza funzionale: le sessioni ordinarie restano attive fino alla disconnessione, alla revoca o agli interventi di sicurezza; le richieste temporanee di accesso protetto scadono dopo due minuti. Le registrazioni tecniche sono usate per funzionamento, diagnosi e sicurezza e non devono essere mantenute oltre la necessità operativa o gli obblighi applicabili.

Copie di sicurezza possono contenere temporaneamente dati anteriori alla cancellazione, fino alla loro sostituzione secondo il ciclo di conservazione. La cancellazione dal servizio operativo non va intesa come cancellazione simultanea da ogni copia. Le copie eventualmente conservate da altri utenti o in servizi esterni non sono eliminate automaticamente da AgendaHT. Per esigenze specifiche sui dati personali si può scrivere al recapito privacy.

10. Richiesta di cancellazione dell’account

Dalle impostazioni di AgendaHT si può scegliere “Richiedi cancellazione account”. La richiesta viene trasmessa all’amministratore, che riceve una notifica in app e la gestisce in “Utenti e permessi”. La richiesta di cancellazione viene completata entro 7 giorni. Al completamento viene inviata un’email di conferma. L’indirizzo necessario alla conferma è conservato in forma cifrata nella coda di invio e rimosso dopo l’invio; in caso di problemi di recapito i tentativi proseguono per un massimo di 7 giorni. L’invio della richiesta non disattiva immediatamente l’account. Non è richiesto inviare la password all’amministratore.

La gestione comprende la revoca degli accessi e la rimozione di credenziali, sessioni e riferimenti personali dell’account. Se l’utente è proprietario di calendari o ricopre ruoli amministrativi, occorre prima gestire la destinazione dei calendari e delle responsabilità. La sola rimozione dalla squadra o sospensione dell’accesso non equivale alla cancellazione dell’account.

La cancellazione dell’account non comporta automaticamente la cancellazione di ogni documento operativo condiviso appartenente all’organizzazione. Per dati personali inseriti in testi, fotografie o storico cifrato occorre valutare e gestire la richiesta con il titolare dell’agenda e con chi è autorizzato a leggere quei contenuti. La conservazione di dati personali richiede una finalità e una base giuridica applicabili; non viene riconosciuto un diritto indiscriminato a conservarli. È possibile chiedere anche la cancellazione dei dati associati all’account usando lo stesso recapito privacy.

11. Cookie e memoria del dispositivo

La versione web usa cookie di sessione e memoria del browser per accesso, preferenze e funzionamento dell’agenda. L’app usa memoria e strumenti di protezione del dispositivo per sessioni, chiavi e dati necessari alle funzioni, inclusa la consultazione offline disponibile. Non sono previste finalità pubblicitarie per questi strumenti. La cancellazione dei dati del browser o dell’app può richiedere un nuovo accesso o il recupero delle chiavi.

12. Diritti e richieste

Nei casi previsti dalla normativa si possono chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e portabilità dei dati, opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse e revocare un eventuale consenso senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente. Per esercitare i diritti scrivere a info@huntertechnology.it, indicando l’agenda e l’account interessati senza trasmettere password o codici di recupero. Può essere necessaria una verifica proporzionata dell’identità.

Le richieste relative ai contenuti gestiti da un’organizzazione sono trattate con il titolare competente. Il riscontro ai diritti viene fornito nei termini previsti dal GDPR, normalmente entro un mese; eventuali proroghe ammesse devono essere motivate e comunicate. È possibile presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali: https://www.garanteprivacy.it. Riferimento normativo: Regolamento (UE) 2016/679, https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj.

13. Aggiornamenti dell’informativa

Questa informativa deve essere aggiornata quando cambiano le funzioni, i fornitori o le modalità di trattamento. La data della versione è riportata all’inizio del documento. Le variazioni rilevanti vengono rese conoscibili agli utenti attraverso il servizio o comunicazioni appropriate.

14. Compleanni personali della rubrica

La funzione è facoltativa e si attiva dall’app concedendo il permesso di lettura dei contatti. AgendaHT importa soltanto il nome visualizzato e il giorno e mese dei compleanni. Non importa anno di nascita, numeri di telefono, email, fotografie o altri campi della rubrica. Con accesso limitato vengono letti solo i contatti autorizzati dal sistema operativo.

I compleanni sono associati esclusivamente all’account che li importa e consultabili su web e sugli altri dispositivi con lo stesso account. Non sono inseriti nei calendari condivisi: gli altri utenti, compreso l’amministratore tramite le funzioni dell’agenda, non possono consultarli. Il trasferimento usa HTTPS e la copia sul server è cifrata con chiavi gestite dal servizio. Questa funzione non usa la cifratura end-to-end dei calendari protetti.

Le rubriche abilitate vengono aggiornate mentre l’app è aperta e alla riapertura, con controlli periodici. Le voci coincidenti per nome e data vengono mostrate una sola volta. Modifiche o revoche del permesso vengono recepite quando il dispositivo si collega e completa un aggiornamento; le copie presenti su altre rubriche autorizzate possono restare disponibili.

In Impostazioni, Compleanni personali, puoi rimuovere tutti i compleanni importati dall’account senza modificare la rubrica del telefono. Il comando disattiva le importazioni precedenti: per importare nuovamente occorre riattivare la funzione. I dati vengono rimossi anche al completamento della cancellazione dell’account; per le copie di sicurezza valgono i tempi già indicati in questa informativa.

15. Abbonamenti e acquisti tramite Google Play e App Store

Per le agende soggette ad abbonamento, il proprietario può acquistare un piano tramite Google Play su Android o App Store su iPhone, quando disponibile. Un solo abbonamento copre gli utenti invitati nell’agenda. Google o Apple gestiscono il pagamento: AgendaHT non riceve numeri di carta, codici di sicurezza o coordinate bancarie.

Per verificare e mantenere il diritto di accesso, AgendaHT tratta il riferimento dell’acquisto, il piano scelto, lo stato dell’abbonamento, la scadenza, le date di verifica e il riferimento all’utente e all’agenda. Per Google Play riceve il token dell’acquisto; per App Store utilizza gli identificativi delle transazioni e le informazioni di transazione e rinnovo firmate da Apple. Un identificativo tecnico dell’agenda viene associato all’acquisto Apple per collegare il diritto di accesso all’agenda corretta.

Il server verifica queste informazioni con i servizi di Google Play o Apple. Il riferimento dell’acquisto conservato dal servizio è cifrato; un riferimento non reversibile consente di riconoscere l’acquisto. Questi dati sono utilizzati per erogare il servizio acquistato, gestire rinnovi, ripristini, scadenze e revoche e prevenire l’uso dello stesso acquisto per agende diverse, non per pubblicità.

L’annullamento del rinnovo avviene tramite lo store presso cui è stato effettuato l’acquisto e non cancella immediatamente l’account o i dati dell’agenda. L’accesso resta disponibile fino alla scadenza del periodo valido, compresa l’eventuale prova, salvo revoche o rimborsi che modificano il diritto di accesso. I dati relativi all’abbonamento restano associati all’agenda per la gestione e verifica del servizio; per richieste di accesso o cancellazione si applicano i recapiti e le modalità di questa informativa. Eventuali esigenze di conservazione vengono valutate in relazione alla richiesta e agli obblighi applicabili.